Как подчинить себе время?

Время и умение распределять его стали одним из вызовов современного мира. Специалисты ломают голову над тем, почему некоторые люди успевают все, а другим тотально не хватает времени ни на что.

Современные люди тратят огромные средства (и много времени, между прочим) на то, чтобы решить эту задачу – покупают специальную литературу, посещают дорогостоящие тренинги, нанимают консультантов.

В самом большом в мире интернет-магазине amazon.com учебные пособия Time Managment стали бессменными бестселлерами.

Для пользователей смартфонов существует сотня приложений, которые обещают облегчить им жизнь.
Позволю себе дать несколько советов тем, кого, как и меня, беспокоит эта проблема.

На работе

Совет 1. Не теряйте концентрацию

Сколько раз в день вы проверяете почту? Если вы это делаете ежечасно, то знайте, что каждый день вы теряете впустую один час — поскольку, оказывается, переключение с одного занятия на другое требует восстановления концентрации в течение четырех минут минимум.

Автор книги Inbox Detox Марша Иган разработала целую концепцию на тему работы с электронной почтой. Она советует проверять ящик всего лишь пять раз в день. Понятно, что это не относится к тем случаям, когда у вас деловая переписка, требующая немедленного ответа.

Если суммировать: когда вы начинаете заниматься одним делом, ни в коем случае не переключайтесь на другое – не проверяйте электронную почту, не заходите в социальные сети. Максимум концентрации.

Совет 2. Не будьте занудой-перфекционистом

Если вы несколько раз возвращаетесь к одной и той же работе, стремясь достичь совершенства — что, как знаем, в этом мире недостижимо — знайте, что такой подход лишь заблокирует ваш карьерный рост. Психологи доказывают, что перфекционисты так же нарушают дедлайн, как и лентяи.

Представьте себе, что вы пишете обычный отчет об очередном мероприятии, проведенном вашей организацией. Отчет вы написали за три часа 25 минут. Но когда перечитали, то решили, что начало можно было бы написать эффектнее. Переворачиваете весь отчет с ног на голову и тратите на это еще два часа.

Потом вам кажется, что было бы хорошо включить в отчет примеры из других стран – это занимает еще два часа. У перфекционистов дела никогда не заканчиваются. А дедлайн уже наступил.

Таким образом, до начала любой работы составьте план и не отклоняйтесь от него. Поставьте жесткую задачу – написать отчет в течение четырех часов, и ни в коем случае не нарушите дедлайн.

Совет 3. Научитесь правильно ставить задачи другим

Специалисты по менеджменту времени говорят, что менеджер, который не умеет правильно распределять работу — плохой менеджер, и его команда никогда ничего не добьется.

Следует правильно определить приоритеты и отказаться от работы, которую могут выполнить другие. Это не означает, что вы должны все перепоручать коллегам. Просто помните, что члены команды или подчиненные для того и существуют, чтобы вы могли давать им задания.

Совет 4. Начните день с самого сложного дела

Большинство экспертов в области тайм-менеджмента сходятся во мнении о том, что если вы утром выполните ту работу, делать которую вы особенно ленились и которую хотели перенести на завтра — весь день будет продуктивным и плодотворным.

Если самую сложную работу выполните в первой половине дня — в течение всего оставшегося рабочего дня будете преисполнены гордостью, окрылены, и любая другая работа покажется легкой и приносящей удовлетворение.

Совет 5. Спаситесь от болтливых коллег

Пересмотрите свой рабочий день и откровенно признайтесь, сколько времени тратите на неделовые разговоры с коллегами? Наверное, около 40 процентов, если не больше. И потом не жалуйтесь на то, что поздно заканчиваете работу. Аргумент, что коллеги сами приходят, о чем-то спрашивают — неприемлем. Я лично пользуюсь простым методом спасения от коллеги – использую наушники, и он считает, что я что-то слушаю, и разговор не затевает.

Совет 6. Ограничьте время, потраченное в социальных сетях

О! Вот и подошли к самому безжалостному врагу вашего времени. Не буду много говорить на эту тему, просто поделюсь статистикой.

В среднем человек ежедневно проводит в социальных сетях шесть часов, и большая часть этого времени приходится на рабочие часы. Это в среднем, для некоторых и больше. А за шесть часов можно не то что отчет написать, а литературный шедевр.

Дома

Совет 1. Попробуйте поужинать без телефона

Вы вернулись домой уставший, вымотанный. И тут телефон сообщает, что поступило сообщение. Как не проверить Фейсбук? Мало ли что происходит? Может, что-то важное пишут? И вы устраиваетесь комфортнее – с одной стороны ужин, с другой телефон.

И вот уже полночь, а вы все еще в социальной сети. А ведь выйдя с работы, вы обещали себе устроить содержательный вечер – навести порядок в шкафу или посмотреть какой-нибудь фильм. Или, в конце концов, завершить чтение стостраничной интересной книги, начатой еще два месяца назад.

Есть такой совет – установите в компьютере программу Time Tracker, True Time Tracker или Project Hamster. Эти программы контролируют вашу работу на компьютере – ведут статистику, вырисовывают график, диаграммы и наглядно демонстрируют, на что именно и сколько времени вы потратили. Когда же вы визуально увидите, сколько времени вы потратили впустую — задумаетесь и по-другому расставите приоритеты.

Совет 2. Спите хорошо

Большую часть жизни человек проводит во сне, но не советую экономить на счастливых часах, проведенных под одеялом. Сон очень важен для того, чтобы день оказался продуктивным. Если вы постоянно недосыпаете, говорить о менеджменте времени и эффективности не стоит.

Восьмичасовый сон – норма, хотя одним людям для восстановления сил необходимо больше времени, а другим меньше. Изучите свой организм и никогда не уменьшайте время, необходимое для сна.

При этом стоит помнить о фазах сна – быстрой и медленной. Если будильник прозвенел во время второй фазы, считайте, что весь день у вас будет испорченное настроение. Во избежание этого можно перекачать в свой смартфон Sleep Cycle, Smart Alarm Clock. Они просчитают фазы сна и разбудят в нужное время.

В общественных местах

Совет 1. Всегда берите с собой книгу

Американский писатель Стивен Кинг написал книгу «Как написать книгу». Начинающим писателям он дал один важный совет – читать как можно больше. Стивен Кинг говорит, что куда бы он не направлялся, даже в магазин за хлебом, у него всегда с собой есть книга – откуда знать, что может произойти, возможно, и выпадет пара свободных минут — так почему их терять впустую?!

Если все последуют примеру Стивена Кинга – хорошо. Даже те, кто и не планирует получить Нобелевскую премию по литературе. Планируйте ваше время в автобусе, метро, в очереди, в банке или в приемной у стоматолога. Вместо того, чтобы прислушиваться к чужим сплетням, не лучше ли дочитать ту книгу, которую никак не осилите из-за нехватки времени?

Совет 2. Сторонитесь очередей

Поскольку речь зашла об очередях, стоит сказать, что в 21 веке цивилизация продвинулась далеко вперед. В том числе в сфере платежей. Любой платеж, перечисление или банковскую операцию можно совершить, не выходя из дома, через интернет.

Если же вы остались в 20 веке, то выкройте полчаса, идите в свой банк, включите «интернет-банк» и научитесь пользоваться им. Стоять в очереди, чтобы заплатить за электричество и за привязанную к нему стоимость вывоза мусора — это уже и не смешно.

Менеджмент свободного времени

Можете удивляться, но и свободное время нуждается в менеджменте. Мы часто спешим даже тогда, когда нет необходимости. Поэтому спросим для начала себя – на что мы собираемся использовать сэкономленное время?

Свободное время не означает ведь бесцельно проведенных минут. Как говорят специалисты, надо уметь отдыхать, а то ведь можно умудриться и из отпуска вернуться уставшим. О том, как проводить свободное время, поговорим в следующий раз.